综合办公管理系统 享受信息化办公的便捷和高效
金慧综合办公管理系统 ,结合十多年行业系统研发和实施经验,提炼公司日常生产、工作中常用、实用的功能,总结、制定出一套综合办公产品。
综合办公产品在公司日常管理工作中发挥着巨大的作用,通过对综合办公模块的操作,可以使公司的高、中、基层的管理 人员甚至一般员工享受办公自动化的便捷和高效。对于公司高层领导而言,综合办公以公司内部/外部的信息为基础信息,为 公司领导提供决策参考和依据;对于中层管理者而言,综合办公利用业务各环节提供的基础“数据”,提炼出有用的管理“信息”,把 握业务进程,降低经营风险,提高经营效率;对于普通员工而言,综合办公为办公室人员提供良好的办公手段和环境,使之准 确、高效,愉快地工作。
金慧综合办公产品主要为各公司解决以下核心问题
工作职责、岗位明确的问题

日常办公事务管理包括日常事务的计划安排、组织实施、信息沟通、协调 控制、检查总结和奖励惩罚等方面的管理工作;办公物品管理包括办公物 品的发放、使用、保管、采购以及相应制度的制定;文书资料管理包括信 函管理、公文管理、档案管理、书刊管理;会议管理包括会前准备、会中 服务、会后工作;其他事务视具体情况而定。作为行政部门就要按岗位职 责明确分工,保证每项工作有人抓。

信息的收集、整理,及时共享的问题

信息包括企业外部信息和内部信息。外部信息具体包括:国家相关政策 法规,内部信息具体包括财务状况,生产状况,采购、库存信息状况,设 备使用和管理状况,人才资源状况等。作为管理人员最重要的是要及时了 解企业内部情况发展变化和国家政府机关相关政策和法律规定的变化,为 及时决策提供决策参考和依据;作为普通员工,及时了解公司信息、动态 也是非常有必要的。

各部门、各层级协同工作的效率问题

去了领导办公室才知道领导不在公司;需要联系某位员工却一时找不到该员工的联系 电话;为了签字跑流程,楼上楼下跑了不知道多少趟……

企业文化、活动、制度传播的问题

企业子公司多,部门多,人员分散,往往一个通知、一项制度需要通过层层转达的 方式才能让大部分员工知晓,不仅花的时间久,效果也不一定好。建立企业的信息 化平台,通过信息发布,管理员可以随时、方便地发布消息,而员工无论在何时何 地,只要登录平台就能看到消息,大大减轻了推广工作,大大提高了传播效率。

产品特点
丰富多样且实用的产品功能

众所周知,综合办公可包含的功能众多,不同的需求可以衍生出许多不一样的功 能。金慧综合办公产品结合十多年来在行业系统研发和实施的经验,将公司常 用、实用的功能加以总结、提炼,制定出一套包含几十种功能点的产品,使得 用户可以有更多选择的空间。

便捷、灵活的自定义调整功能

各公司在具体应用过程中,必然会提出自己的需求。金慧综合办公产品中的各类 功能均可以在不改动代码的情况下灵活的进行某些调整,例如表单、列表字段的 修改调整,查询条件的修改调整,流程环节的自定义修改调整等等。

界面更加美观、操作更加便捷

金慧公司综合办公产品经过十多年的更新、迭代,不断地在界面美观性以及操 作易用性上进行改革与创新,不断贴合使用人员的操作习惯,真正使得使用人 员能够通过我们的产品,进行准确、高效,愉快地工作。

应用价值
建立内部的通信平台

众所周知,综合办公可包含的功能众多,不同的需求可以衍生出许多不一样的 功能。金慧综合办公产品结合十多年来在行业系统研发和实施的经验,将公司 常用、实用的功能加以总结、提炼,制定出一套包含几十种功能点的产品,使 得用户可以有更多选择的空间。

建立信息发布的平台

在公司内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如电子公告、电子论坛、电子 刊物,使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工 之间得到广泛的传播,使员工能够了解企业的发展动态。

实现工作流程的自动化

变革了公司传统纸质公文办公模式,企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案 管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等 电子化流转方式,提高办公效率,实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单 据在各部门跑来跑去,等候审批、签字、盖章,而是利用快速而廉价的网络传递手 段,发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作,减少工作中复杂环节。

实现文档管理的自动化

可使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使 用,并有一个方便的查找手段。文档管理自动化能使各种文档实现电子化,通 过电子文件柜的形式实现文档的保管,按权限进行使用和共享。实现文档管理 自动化以后,如企业来了一个新员工,只要管理员给他注册一个身份文件,给 他一个口令,他自己进入系统就可以看到这个单位积累下来的东西,规章制度、各 种技术文件等等,只要他的身份符合权限可以阅览的范围,他自然而然都能看到,这 样就减少了很多培训环节。

辅助办公

它牵涉的内容比较多,像会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等 与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公,实现了这些辅助办公 的自动化。

实现分布式办公

变革了传统的集中办公室的办公方式,扩大了办公区域,可在家中、城市 各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公,大大方便了员工出差在外 的办公与信息交流。

建立信息集成平台

现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营 管理业务数据,对企业的经营运作起着关键性作用,但它们都是相对独立 的、静态的,智能网络办公系统具备数据接口功能,能把企业原有的业务 系统数据集成到工作流系统中,使企业员工能有效获取处理信息,提高企 业整体反应速度。

节省企业的办公费用支出

将传统的纸张填写过程电子化,尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用,真正实现无纸化办公,是企业实现管理现代化的标志。

搭建知识管理平台

系统性利用企业积累的信息资源、专家技能,改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。

增强领导监控能力

强化领导的监控管理,增强管理层对组织的控制力,及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况;实时、全面掌控各部门的工作办理状态,及时发现问题及时解决,从而减少差错、防止低效办公。

核心功能简介 个人中心

主要为个人提供一个个性化的网上办公环境,每个员工可以在此处理个人工作事务、完成个性化设置和相关的个人查询。

对于个人工作平台的实现,主要是为了简化用户的使用操作方式,所需要用户处理的工作都以任务的 形式主动“PUSH”到用户面前,用户只需要打开电脑就能处理他(她)的日常工作,比如所有今天需要 处理的工作都会在待办任务中,所有新的消息、邮件和通知都会以集成的方式出现在用户的面前。

公共信息管理

提供了可以在公司内部发布如:通知、公告、企业新闻、集团新闻、项目公告等面向企业内部 的公共信息。并且可以设置公共信息的有效期限,可以图文并茂,可以携带附件供下载,有权 限的人员还可以修改及删除已经发布的公共信息。

公共信息管理功能可以改变企业长期使用通知板、公告板的传统,避免了通知或者公 告无法传达到的问题,除了重要通知可以进行自动提醒外,对于已经失效的历史信息,也 可以通过管理途径进行查阅,便于历史追踪。

公文管理

通过灵活流程携带表单流转机制,在公司内部可以实现收、发文处理(批阅留痕、自动排版生成红头文件)、审批、监控、督办催办、公告、归档、查询等功能。

会议室及会议管理

会议及会议室管理主要是将公司内部的会议室信息以及每天会议的预约、使用信息 加以统计、展示,使得公司的员工可以方便地查看会议室的预约登记情况,方便地 安排内部会议,另外还可以查看以往的会议登记信息。

车辆管理

通过该车辆管理模块,可以实时掌握公司内登记在册车辆的调配状况,由此可以便 捷地找到没被调配的车辆,同时还可以对车辆调配管理状况进行考核。该模块除了 主要提供车辆调配管理外,还提供了车辆登记及车辆基本信息维护功能、驾驶员登 记及基本信息维护功能、车辆油费日志管理以及车辆维修保养日志管理。

接待管理

使用接待管理模块,可以方便地预约、安排公司内部的接待事项,同时可以完成接待事项的审批、接待费用的登记、报账等方面的管理。

印章管理

实现对公司内部印章的网上流程化管理,主要功能包括印章基本信息维护、用印申请、印章刻制更换申请、印章移交申请、印章借用申请、印章使用情况查询等。

用印管理可以解决由于手工申请而造成的重复录入工作,并且可以解决每年的查询统计困难的问题。

物资管理

通过综合办公产品中的物资管理模块,可实现公司内实物验收登记、入库、发放、调转、回收、报废等管理,并且可以对实物基本 信息进行修改及删除操作,同时还提供了“使用信息查询”、“流转信息查询”等功能。

物资管理模块可对公司内部的固定资产、计算机软件资产、办公用品、礼品等进行有效的管理。

问卷调查管理

系统内部,面向全公司简单实用的问卷调查管理,其功能包括对问卷调查内容的配置、问卷调查的填写以及最终对问卷调查结果的统计及查看。

问卷调查管理功能能够满足公司随时、自由的配置、发起以及统计调查内容。

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